ARBEIT IM TEAM ODER MIT EXTERNEN DRITTEN

Akten können individuell oder arbeitsteilig bearbeitet werden. Arbeitsschritte sind für andere nachvollziehbar. Der Bearbeitungsstand wird für das Team live aktualisiert. Aufgaben, die in Bearbeitung sind, werden für andere sichtbar gesperrt.

Eine direkte Zusammenarbeit zwischen Kanzlei, Rechtsabteilung, Versicherungen oder sonstigen Beteiligten ist ohne weitere Schnittstellen oder Programme möglich. Der Zugriff Dritter kann dabei auf konkrete Arbeitsschritte oder Dokumente beschränkt werden. Die Kommunikation – auch mit Dritten – erfolgt innerhalb der Plattform. Mails und andere Kommunikationsmittel sind damit überflüssig.   

KÜNSTLICHE INTELLIGENZ ZUR KLASSIFIZIERUNG UND DATENEXTRAKTION

Dokumente sind Daten. Die intelligente Erfassung strukturierter Daten ist der Ausgangspunkt aller Verarbeitungsprozesse in JUNE. Bereits bei Eingang eines Dokuments werden wesentliche Daten in einer Matrix erfasst – automatisch wo möglich, manuell wo nötig. 

Alle Dokumente sind dank integrierter OCR lesbar und durchsuchbar. Wiederkehrende Informationen können durch den Einsatz von NLP und KI automatisiert erkannt und ausgelesen werden. So lassen sich typische Dokumente automatisch klassifizieren. Aber auch Beteiligtendaten, Aktenzeichen und Fristen können automatisch extrahiert und in die Akte übernommen werden. Für viele Dokumente lässt sich die Datenerfassung sogar vollständig automatisieren.

Einmal erfasste Daten sind dauerhaft mit den originären Fundstellen im Originaldokument verknüpft. Wesentliche Informationen sind so jederzeit auffindbar und als Volltext nutzbar. Selbst ganze Textpassagen können hinterlegt und z.B. als Screenshots genutzt werden.

BEA-INTEGRATION

beA ist vollständig in die Arbeitsabläufe der JUNE integriert. Eingehende Nachrichten werden automatisch abgerufen und in den Verarbeitungsprozess überführt. Die Aktennummer und weitere Informationen werden dabei unmittelbar in die Akte übernommen. Erstellte Schreiben können direkt per beA versendet werden, ohne JUNE zu verlassen. Anlagen können dabei direkt aus der Akte sortiert und in einer gewünschten Reihenfolge hinzugefügt werden. 

Sicherheit steht dabei an erster Stelle. Das benötigte Zertifikat zu einem beA-Postfach wird in einem hochsicheren Daten-Tresor abgelegt. Rechtsanwält:innen haben jederzeit die Kontrolle über ihr Zertifikat und die Schreiben, die über ihr Postfach versendet werden.

E-MAIL 

Durch die optionale Anbindung verschiedenster E-Mail-Provider (u.a. Outlook 365, Gmail) ermöglicht JUNE den vollautomatisierten Empfang und Versand von E-Mail-Nachrichten.

SCHNITTSTELLEN ZU DRITTEN 

JUNE ersetzt zahlreiche Einzel-Module oder Programme. Bei Bedarf lassen sich Dienstleister oder Drittprogramme über aktuelle Standards wie REST und JSON anbinden. Eine spezielle Schnittstelle zu HighQ erspart Kanzleien und Mandanten die doppelte Datenpflege, ohne auf den Bearbeitungskomfort in JUNE verzichten zu müssen.

ERSTELLEN VON SCHREIBEN

Dokumente können individuell oder auf Basis von Vorlagen und Textbausteinen erstellt werden – manuell, interaktiv oder automatisiert. Platzhalter speisen ihre Informationen aus den zuvor erfassten Daten. Die Ausgabe der Dokumente erfolgt in DOCX (Word), PDF oder HTML. Die JUNE Schreibenserstellung ist geeignet für Einzel- und Stapelverarbeitung. Zusätzliche Schreibprogramme sind entbehrlich.

DOKUMENTENMANAGEMENT IN DER CLOUD 

JUNE ermöglicht die umfassende Arbeit innerhalb einer elektronischen Akte. Alle Dokumente werden – manuell oder per Schnittstelle – in die Plattform geladen, der richtigen Akte zugeordnet und nach Dokumenttyp und Absender abgelegt. Sämtliche Dokumente können komplett durchsucht (OCR), Texte markiert und verschlagwortet werden. Der Zugriff auf Dokumente kann – auch nach Nutzergruppen – beschränkt werden. JUNE erledigt Ihr Dokumentenmanagement im eigenen Datenraum. Der Umweg über externe Datenräume ist damit entbehrlich. 

PRAKTISCHER DOKUMENTENVERGLEICH

Abweichungen und Übereinstimmungen in (Serien-)Schriftsätzen der Gegenseite können über einen Dokumentenvergleich identifiziert werden, ohne dass die Korrespondenz Wort für Wort verglichen werden muss. 

AKTIONEN UND WORKFLOWS FÜR EFFIZIENTE ABLÄUFE

Alle Arbeitsabläufe lassen sich über frei konfigurierbare Workflows steuern und automatisieren. Jeder Workflow enthält individuelle Aktionen, die den nächsten Arbeitsschritt definieren. So lässt sich die Arbeit im Team oder auch die individuelle Arbeit intelligent steuern. Und selbst außenstehende Dritte können in einen Arbeitsablauf integriert werden. 

Workflows und Aktionen lassen sich für jeden Use Case konfigurieren, werden als Flowchart dargestellt und können jederzeit an geänderte Bedürfnisse angepasst werden. Ganz ohne Programmierung. Unspezifische Wiedervorlagen gehören endgültig der Vergangenheit an.

SICHERES FRISTEN- UND TERMINMANAGEMENT 

JUNE managt Fristen und Gerichtstermine. Die Fristprüfung kann individuell oder auch im Stapel erfolgen. Gerichtstermine können gleichermaßen komfortabel erfasst werden. Videotermine werden als solche gekennzeichnet und können dabei direkt aus dem persönlichen Dashboard gestartet werden. Und natürlich können alle Aktionen auch mit bestehenden Fristen und Terminen verknüpft werden.

INTELLIGENTE SUCHE

Wesentliche Informationen lassen sich aufgrund der umfassenden Datenbasis in JUNE jederzeit auffinden, seien es Stammdaten, Falldaten oder ganze Dokumentinhalte.

Suchbegriffe werden analysiert, sinnvoll kombiniert und die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien kategorisiert und priorisiert, ohne dass über spezifische Suchfelder gesucht werden muss. 

Dank integrierter Volltextsuche lassen sich nicht nur Dokumente auffinden, sondern auch alle darin erfassten Daten.

REPORTS IN ECHTZEIT

Strukturierte Daten und protokollierte Aktionen ermöglichen ein umfassendes Reporting in Echtzeit. Bearbeitungsstand, Erfolgsquoten, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Beteiligtenstrukturen, besondere Verfahrensmerkmale etc. – alle Daten der JUNE können „on demand“ für individuelle Auswertungen herangezogen werden. Gleich, ob im Einzelfall oder im Gesamtprojekt, ob für die regelmäßige Dokumentation wichtiger Kennzahlen oder auch für einen kurzfristigen, spezifischen Auswertungswunsch. Einmal konfiguriert, immer abrufbar, 24/7. Für Sie, Ihre Auftraggeber oder Partner.  

Händisch geführte und per Mail versandte Tabellen gehören endgültig der Vergangenheit an. 

ISO-ZERTIFIZIERT NACH 27001 – SICHERHEIT NACH HÖCHSTEN STANDARDS

JUNE ist als ISO-zertifizierte und hochsichere Cloud-Plattform für Unternehmensanwendungen entwickelt. Sowohl die sichere Nutzung der Plattform als auch die Sicherheit der gespeicherten Daten sind gewährleistet.

Alle Daten werden redundant nach neuesten Standards in zertifizierten deutschen Rechenzentren unter Einhaltung von umfassenden Compliance-Zertifizierungen gespeichert, u.a. ISO 27001, 27017, 27018, SOC 1, 2 & 3, C5, TISAX. Die Übertragung und Speicherung der Daten erfolgen verschlüsselt, redundant und nach Kunden bzw. Projekten getrennt. 

„Bring your own key“-Verfahren, Multi-Faktor-Authentifizierung oder Single Sign-on (Anbindung an Ihre Active Directory oder andere Anbieter) können bereitgestellt werden. 

DIE GESCHICHTE EINER AKTE NEU ERZÄHLT

JUNE STORY sorgt durch unterschiedlichste Blickwinkel für ein völlig neues Aktengefühl.

Fristen und Termine sowie die gesamte Kommunikation einer Akte werden im richtigen zeitlichen Kontext dargestellt. Die Kommunikation wird nach Beteiligten aufgeschlüsselt, ist filter- und durchsuchbar. Wesentliche Informationen sind verschlagwortet und führen per Klick direkt zur Fundstelle im Ursprungsdokument. Besondere Ereignisse einer Akte werden als Milestones definiert und in einer Storyline dargestellt. So kann ohne lästiges Scrollen noch schneller zwischen wesentlichen Dokumenten hin und her gesprungen werden. Aber auch erledigte Fristen, vergangene Termine oder abgeschlossene Aktionen können als inaktive Elemente jederzeit wieder sichtbar gemacht werden.

JUNE Story ermöglicht das tiefe Eintauchen in eine Akte oder auch den schnellen Überblick von unterwegs. 

ChatGPT & DOCUMENT INTELLIGENCE

Der JUNE Assistant vereint verschiedene KI-Features, die den Umgang mit der eigenen Akte und dem dort enthaltenen Wissen stark erleichtern:

• Know Your Case: verschafft den schnellen Überblick über die Inhalte einer Akte, ohne die Dokumente unmittelbar lesen zu müssen. Und liefert zudem einen chronologischen Ablauf der Akte - über alle Dokumente hinweg. 
• Ask Your Case: beantwortet Fragen zu einzelnen Dokumenten oder zur gesamten Akte.
• Draft Your Text: unterstützt beim Verfassen von Schreiben durch die Bereitstellung passender Argumente und Textbausteine.
• Summarize Your Conversation: transkribiert Gesprochenes in Schriftform und fasst den Inhalt als Gesprächsprotokoll zusammen.
• Choose Your Language: antwortet in Ihrer Wunschsprache - ganz unabhängig davon, in welcher Sprache die Dokumente vorliegen. Eine englische, spanische oder französische Zusammenfassung für Ihre deutsche Akte? No problem, ningun problema, pas de problème! 

JUNE arbeitet mit GPT-3.5 und GPT-4. Datenschutzkonform in der EU.